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Déclenchement et préparation de l’audit

ARTICLE 6.1  ·  Généralités sur la réalisation d’un audit

  • L’article 6 contient les lignes directrices sur la préparation et la réalisation d’un audit spécifique, faisant partie intégrante d’un programme d’audit;
  • La Figure 1 de la norme donne un aperçu des activités réalisées au cours d’un audit type;
  • Le degré d’application des dispositions de l’article 6 dépend des objectifs et du champ de l’audit en question;
  • La responsabilité de la réalisation de l’audit incombe au responsable de l’équipe d’audit désigné, jusqu’à l’achèvement de l’audit (Art. 6.6).

ARTICLE 6.2.2 (1/2)  ·  Prise de contact avec l’audité

Le responsable de l’équipe d’audit s’assure qu’un contact est pris avec l’audité dans des délais appropriés pour :

-a) confirmer les circuits de communication avec les représentants de l’audité;

-b) confirmer la légitimité de la réalisation de l’audit;

-c) fournir des informations sur les objectifs, le champ, les critères et les méthodes d’audit, et la composition de l’équipe;

-d) demander l’accès aux informations utiles à la planification, y compris sur les risques et opportunités identifiés;

-g) prendre des dispositions pour l’audit, y compris le plan d’audit;

ARTICLE 6.2.2 (2/2)  ·  Prise de contact avec l’audité — suite

-e) confirmer les exigences légales, réglementaires et autres exigences applicables liées à l’audité;

-h) déterminer les exigences d’accès spécifique au site, de santé-sécurité, de sûreté ou de confidentialité;

-i) se mettre d’accord sur la présence d’observateurs et la nécessité de guides ou d’interprètes;

-j) déterminer les domaines d’intérêt, préoccupations ou risques pour l’audité en rapport avec l’audit;

-k) résoudre les problèmes concernant la composition de l’équipe d’audit avec l’audité ou le client.

ARTICLE 6.2.3  ·  Déterminer la faisabilité de l’audit

Il convient de déterminer la faisabilité de l’audit pour s’assurer de la confiance raisonnable dans le fait que les objectifs d’audit peuvent être atteints.

  • a) des informations suffisantes et appropriées pour la planification et la réalisation de l’audit;
  • b) une coopération adéquate de la part de l’audité;
  • c) des ressources et du temps nécessaires pour réaliser l’audit;
  • d) les événements ou circonstances locaux, régionaux ou mondiaux susceptibles d’affecter l’audit programmé.

ℹ  Lorsque l’audit n’est pas faisable, une contre-proposition est faite au client de l’audit en concertation avec l’audité.

ARTICLE 6.3.1  ·  Revue des informations documentées

  • Les informations documentées du système de management sont passées en revue par l’équipe d’audit afin de :

-recueillir les informations nécessaires à la compréhension des opérations de l’audité et des risques inhérents;

-obtenir une vue générale de l’étendue des informations documentées pour détecter lacunes, omissions ou conflits;

  • La revue tient compte du contexte de l’organisme (taille, nature, complexité) et des risques et opportunités associés;
  • Des lignes directrices sur les méthodes de vérification des informations sont données à l’Article A.5.

ARTICLE 6.3.2.1  ·  Approche par les risques pour la planification

  • Le responsable de l’équipe d’audit adopte une approche par les risques pour planifier l’audit, sur la base du programme d’audit et des informations documentées fournies par l’audité;
  • La planification prend en compte : la composition de l’équipe et sa compétence collective, les techniques d’échantillonnage (Art. A.6), les risques d’une planification inefficace, les opportunités d’amélioration;
  • Les risques pour l’audité peuvent provenir de la présence de l’équipe d’audit (ex. contamination en salle blanche).

-Pour les audits combinés : attention particulière aux interactions entre processus et objectifs concurrents.

ARTICLE 6.3.2.2  ·  Contenu de la planification de l’audit

Éléments à traiter systématiquement

  • Les objectifs et le champ de l’audit, y compris les processus à auditer;
  • Les critères d’audit et les informations documentées de référence;
  • Les sites (physiques et virtuels), dates, horaires et durée des activités;
  • Les méthodes d’audit à utiliser, y compris l’échantillonnage nécessaire;
  • Les rôles et responsabilités de l’équipe, des guides, observateurs, interprètes.

Éléments à prendre en compte selon le cas

  • La langue de travail et de rapport, les contenus attendus du rapport d’audit;
  • La logistique et les moyens de communication pour les sites à auditer;
  • Les actions spécifiques pour traiter les risques et les opportunités identifiés;
  • Les questions de confidentialité et de sécurité des informations;
  • La coordination avec d’autres activités d’audit (audit conjoint).

ARTICLES 6.3.3 ET 6.3.4  ·  Répartition des tâches et documents de travail

  • Le responsable de l’équipe attribue à chaque membre la responsabilité de processus, activités ou sites spécifiques, en tenant compte de l’impartialité, de l’objectivité et de la compétence (6.3.3);
  • La répartition des tâches peut être modifiée à mesure que se déroule l’audit;
  • Les membres de l’équipe préparent les informations documentées en vue de l’audit : listes types, détails de l’échantillonnage, informations audiovisuelles (6.3.4);
  • Ces supports ne doivent pas limiter l’étendue des activités d’audit qui peuvent évoluer selon les informations recueillies.

-Ces supports ne doivent pas limiter l’étendue des activités d’audit qui peuvent évoluer selon les informations recueillies.

✓  Ce qu’il faut retenir du Module 4

  • Le déclenchement de l’audit passe par une prise de contact structurée (11 points, Art. 6.2.2) et une vérification de sa faisabilité (Art. 6.2.3);
  • La planification de l’audit applique l’approche par les risques dès sa conception (Art. 6.3.2.1) et couvre 8 éléments obligatoires (Art. 6.3.2.2);
  • La répartition des tâches et la préparation des documents de travail clôturent la phase de préparation avant le lancement sur le terrain.